Vedlegg 1: Way of work

Vedlegg 1 – “Way of Work” (prosessbeskrivelse)

(Vedlegget er en integrert del av formidlingsavtalen. Det beskriver hvordan rekrutteringsprosessen gjennomføres i praksis av Megleragenten, i samspill med Kandidaten og Eiendomsmeglerforetaket. Alle trinn forutsetter at Eiendomsmeglerforetaket har signert formidlingsavtalen og at Kandidaten har gitt nødvendige samtykker.)

·      Steg 1 – Førstegangskontakt og verifisering: Megleragenten tar kontakt med potensielle kandidater og innhenter kandidatens aksept for å delta i rekrutteringsprosessen (oppdragsbekreftelse fra Kandidaten). Kandidatens CV registreres i Megleragentens system, og identiteten verifiseres (f.eks. via BankID). Megleragenten kartlegger deretter kandidatens mål, krav, preferanser og ønsker for videre karriere. Dette sikrer en god forståelse av Kandidatens motivasjon og kriterier før man går videre.

·      Steg 2 – Kartlegging av mulige arbeidsgivere: Basert på Kandidatens profil og ønsker identifiserer Megleragenten hvilke eiendomsmeglerforetak og stillinger som kan være aktuelle. Megleragenten vurderer nøye hvilke foretak som passer til Kandidatens kompetanse og preferanser. Kun foretak som har signert formidlingsavtalen (denne Avtalen) – eller som signerer før Kandidatens identitet deles – vil motta detaljerte kandidatopplysninger. Dette ivaretar konfidensialitet og sikrer at Kandidatens opplysninger kun deles med seriøse, avtalebundne parter.

·      Steg 3 – Presentasjon av kandidater (anonymisert): Megleragenten presenterer Kandidaten(e) for utvalgte eiendomsmeglerforetak i anonymisert form. Det vil si at foretakene får en profil med Kandidatens bakgrunn, erfaring og kvalifikasjoner uten navn eller kontaktdata. Hensikten er å vekke interesse hos foretakene samtidig som Kandidatens identitet beskyttes inntil gjensidig interesse er etablert. Dersom et Eiendomsmeglerforetak viser interesse for en anonymisert profil, innhenter Megleragenten nytt, uttrykkelig samtykke fra Kandidaten til å gå videre med akkurat det foretaket.

·      Steg 4 – Deling av identitet og første møte: Når Eiendomsmeglerforetaket har signert formidlingsavtalen (denne Avtalen) og Kandidaten har samtykket til å bli presentert for det aktuelle foretaket, deler Megleragenten Kandidatens identitet og fullstendige CV med foretaket. Etter at Kandidatens identitet er gjort kjent, tar Eiendomsmeglerforetaket kontakt med Kandidaten (som hovedregel direkte) for å avtale første intervju eller møte. Megleragenten kan bistå ved behov, men Kandidaten og foretaket avtaler normalt selv tidspunkt og sted for møtet. Megleragenten holder seg tilgjengelig for spørsmål og støtter begge parter ved behov (for eksempel ved å gi råd om møtets agenda eller sikre at forventninger er avklart). Utfallet av møtet – f.eks. om prosessen fortsetter til neste steg eller avsluttes – meldes tilbake til Megleragenten av partene, slik at agenten kan dokumentere status og følge opp videre.

·      Steg 5 – Tilbud og aksept: Hvis Eiendomsmeglerforetaket, etter gjennomførte intervjuer, ønsker å tilby Kandidaten ansettelse, utformer foretaket et skriftlig tilbud (for eksempel et tilbudsbrev eller utkast til arbeidskontrakt). Tilbudet skal spesifisere lønnsbetingelser, fordeler og utviklingsmuligheter.

Dette formidles til Megleragenten, som tar kontakt med kandidaten og presentere tilbudet. All videre kommunikasjon om tilbudet og eventuelle forhandlinger om betingelser skjer gjennom Megleragent.

Kandidaten kan via Megleragent stille spørsmål, forhandle, og til slutt akseptere eller avslå tilbudet. Når Kandidaten aksepterer tilbudet, anses en avtale om ansettelse for å være inngått mellom Kandidaten og Eiendomsmeglerforetaket. Megleragenten utsteder deretter honorarfaktura til Eiendomsmeglerforetaket i henhold til punkt 4.2 i hovedavtalen.

·      Steg 6 – Kontraktsignering og avslutning: Partene (Eiendomsmeglerforetaket og Kandidaten) kan eventuelt avtale et felles møte for signering av den formelle arbeidsavtalen.

Når arbeidskontrakten er signert av begge parter, anses rekrutteringsprosessen som fullført. Megleragenten avslutter oppdraget ved å forsikre seg om at alle parter er tilfredse og at nødvendig dokumentasjon er utvekslet. Etter avsluttet prosess forplikter Eiendomsmeglerforetaket seg til å slette Kandidatens personopplysninger innen 6 måneder dersom Kandidaten likevel ikke ble ansatt (jf. hovedavtalens punkt 5.1 om personvern).

·      Rollefordeling og kommunikasjon: I de innledende stegene av prosessen (frem til og med Steg 3) foregår all kommunikasjon mellom Kandidaten og Eiendomsmeglerforetaket via Megleragenten. Dette sikrer Kandidatens anonymitet og en ryddig koordinering. Fra og med Steg 4, etter at Kandidatens identitet er delt, kan Eiendomsmeglerforetaket og Kandidaten kommunisere direkte med hverandre om intervjuer, tilbakemeldinger og annen oppfølging (jf. hovedavtalens punkt 4.4 om direkte kontakt). Megleragenten trer da tilbake til en mer observatør- og tilretteleggerrolle; mellommannsfunksjonen opphører med mindre partene ber om noe annet. Det oppfordres likevel til at både Kandidaten og Eiendomsmeglerforetaket holder Megleragenten informert om viktige hendelser og beslutninger underveis, slik at agenten kan tilby støtte ved behov og ha oversikt frem til ansettelsen er formelt på plass. Direkte kontakt mellom Eiendomsmeglerforetaket og Kandidaten under prosessen anses ikke som omgåelse av Avtalen.

·      Datahåndtering og samtykker: Megleragenten deler aldri Kandidatens identitet eller fulle CV med et Eiendomsmeglerforetak uten at: (a) formidlingsavtalen (denne Avtalen) er signert av foretaket, og (b) Kandidaten uttrykkelig har samtykket til presentasjon for det aktuelle foretaket. Alt kandidat-samtykke dokumenteres skriftlig av Megleragenten; det loggføres når og hvilke opplysninger som er delt med hvilke foretak. Et samtykke fra Kandidaten kan når som helst trekkes tilbake; skulle det skje, avbryter Megleragenten umiddelbart prosessen overfor det aktuelle Eiendomsmeglerforetaket. Eiendomsmeglerforetaket forplikter seg til å behandle alle mottatte kandidatopplysninger fortrolig, i tråd med hovedavtalens punkt 5 om personvern og taushetsplikt. Opplysningene skal utelukkende brukes til å vurdere Kandidaten for ansettelse i egen organisasjon (med mindre annen bruk følger av lov). Dersom Kandidaten ikke blir ansatt ved avsluttet prosess, skal Eiendomsmeglerforetaket slette (eller forsvarlig destruere) alle dokumenter og opplysninger om Kandidaten som er mottatt via Megleragenten, innen 6 måneder etter prosessens slutt (med mindre nytt samtykke er innhentet for å beholde opplysningene lenger).Megleragenten deler aldrig information om et Firma til en annen Firma.

·      Avvik og stans i prosess: Skulle det oppstå vesentlige avvik fra den avtalte prosessen som hindrer en vellykket gjennomføring av rekrutteringsoppdraget (for eksempel manglende tilbakemeldinger, brudd på tidsfrister, eller at en part ikke overholder sine forpliktelser), skal den berørte parten varsle den andre skriftlig uten ugrunnet opphold. Partene skal deretter forsøke å løse opp i avviket innen 5 virkedager. Dersom avviket ikke rettes og situasjonen er av en art som undergraver hensikten med oppdraget, har Megleragenten rett til å stoppe videre arbeid med oppdraget. En slik stans fritar ikke Eiendomsmeglerforetaket fra plikten til å betale honorar for Kandidater som allerede er presentert og som senere blir ansatt i Eiendomsmeglerforetaket, i henhold til hovedavtalens punkt 4.3 (beskyttelsesperiode). Dette innebærer for eksempel at hvis Megleragenten stanser oppdraget på grunn av manglende medvirkning fra Eiendomsmeglerforetaket, og Eiendomsmeglerforetaket likevel ansetter en tidligere presentert Kandidat innen 12 måneder, så skal avtalt honorar betales til Megleragenten.