Vedlegg 1: Way of work

Prosessbeskrivelse for rekrutteringsoppdrag

Dette vedlegget er en integrert del av Formidlingsavtalen mellom Megleragent AS («Megleragenten») og Eiendomsmeglerforetaket («Foretaket»), og beskriver praktisk gjennomføring av rekrutteringsprosessen i samspill med Kandidaten. Alle steg forutsetter at Foretaket har signert Formidlingsavtalen og at Kandidaten har gitt nødvendige samtykker etter Kandidatavtalen.

ROLLER OG ANSVAR

Megleragenten:

(a) leder og koordinerer prosessen, 

(b) innhenter samtykker fra Kandidaten, 

(c) verifiserer Kandidatens identitet og kvalifikasjoner, 

(d) presenterer Kandidaten anonymisert for utvalgte foretak, og 

(e) fører dokumentasjon og logg over alle delinger og milepæler. 

Foretaket:

(a) definerer behov, krav og kulturelle preferanser, 

(b) vurderer presenterte profiler innen rimelig tid, 

(c) gjennomfører intervju og videre prosess etter at identitet er delt, og 

(d) varsler Megleragenten ved milepæler og ved Ansettelse. 

Kandidaten:

(a) gir korrekte og oppdaterte opplysninger, 

(b) samtykker eksplisitt før identitet deles med konkret foretak, 

(c) møter til avtalte intervjuer og opptrer profesjonelt, og 

(d) kan når som helst trekke seg fra prosessen. 

STEG 1 – FØRSTEGANGSKONTAKT OG VERIFISERING

1.1 Megleragenten kontakter potensiell Kandidat og innhenter Kandidatens aksept til å delta i rekrutteringsprosessen, formalisert gjennom signering av Kandidatavtalen. 

1.2 Kandidatens CV og relevante opplysninger registreres i Megleragentens system. Identiteten verifiseres (f.eks. ved BankID). 

1.3 Megleragenten kartlegger Kandidatens mål, krav og preferanser for ny stilling, herunder ønsket geografi, lønnsnivå/provisjonsmodell, foretakskultur, og eventuelle foretak Kandidaten ikke ønsker kontakt med. 

STEG 2 – KARTLEGGING AV MULIGE ARBEIDSGIVERE

2.1 Megleragenten identifiserer hvilke eiendomsmeglerforetak og stillinger som matcher Kandidatens profil og preferanser. 

2.2 Detaljerte kandidatopplysninger deles kun med foretak som har signert Formidlingsavtalen, eller som signerer før identitet deles. 

STEG 3 – ANONYMISERT PRESENTASJON

3.1 Megleragenten sender en anonymisert profil til utvalgte foretak (bakgrunn, erfaring, kvalifikasjoner – uten navn eller direkte kontaktdata). 

3.2 Foretak som viser interesse, varsles om at videre prosess forutsetter (i) signert Formidlingsavtale og (ii) Kandidatens særskilte samtykke til identitetsdeling. 

3.3 Megleragenten innhenter nytt, uttrykkelig samtykke fra Kandidaten før identitet deles med det aktuelle foretaket. Samtykket dokumenteres skriftlig. 

STEG 4 – DELING AV IDENTITET OG INTERVJU

4.1 Når både Formidlingsavtalen er signert og Kandidaten har samtykket, deler Megleragenten Kandidatens identitet og fullstendige CV med Foretaket. Tidspunktet og innholdet logges. 

4.2 Foretaket kontakter Kandidaten direkte for å avtale intervju. Megleragenten kan bistå ved behov med agenda, forventningsavklaring eller andre forberedelser. 

4.3 Etter intervju gir Foretaket og Kandidaten tilbakemelding til Megleragenten om utfall og videre prosess. 

4.4 Begge Parter oppfordres til å holde Megleragenten informert om vesentlige milepæler frem til endelig beslutning. 

STEG 5 – TILBUD OG AKSEPT

5.1 Ønsker Foretaket å tilby Kandidaten ansettelse, utformer Foretaket et skriftlig tilbud som spesifiserer lønn, fordeler, oppstart og øvrige vilkår. 

5.2 Tilbudet formidles til Megleragenten og Kandidaten. Forhandling og avklaring kan skje gjennom Megleragenten. 

5.3 Kandidaten kan stille spørsmål, forhandle og endelig akseptere eller avslå tilbudet. Aksept dokumenteres skriftlig (signert tilbudsbrev, e-post eller portal). 

5.4 Når Kandidaten har akseptert, anses ansettelsen for inngått mellom Kandidaten og Foretaket. Megleragenten utsteder honorarfaktura til Foretaket i samsvar med Formidlingsavtalens punkt 4.4. 

STEG 6 – KONTRAKTSIGNERING OG AVSLUTNING

6.1 Foretaket og Kandidaten signerer formell arbeidsavtale. Megleragenten kan tilby fellesmøte for signering ved ønske. 

6.2 Når arbeidsavtalen er signert, anses rekrutteringsoppdraget gjennomført. Megleragenten avslutter saken etter en sluttkontroll med begge Parter. 

6.3 Personopplysninger om Kandidater som ikke ble ansatt slettes av Foretaket innen seks (6) måneder etter prosessens slutt, jf. Formidlingsavtalens punkt 5.3 (d). 

KOMMUNIKASJON OG ROLLEFORDELING

K.1 Frem til og med Steg 3 koordineres all kommunikasjon mellom Kandidaten og Foretaket via Megleragenten, slik at Kandidatens anonymitet beskyttes. 

K.2 Fra og med Steg 4, etter samtykke til identitetsdeling, kan Foretaket og Kandidaten kommunisere direkte. Direkte kontakt anses ikke som omgåelse av Avtalen, jf. Formidlingsavtalens punkt 4.6. 

K.3 Megleragenten trer da tilbake til en støtte- og tilretteleggerrolle, men holdes orientert om vesentlige milepæler frem til Ansettelse. 

DATAHÅNDTERING OG SAMTYKKER

D.1 Megleragenten deler ikke Kandidatens identitet eller fullstendige CV med et foretak før (a) Formidlingsavtalen er signert av foretaket, og (b) Kandidaten uttrykkelig har samtykket til presentasjon for det aktuelle foretaket. 

D.2 Alle kandidatsamtykker dokumenteres skriftlig og loggføres med tidsstempel og hvilke opplysninger som er delt med hvilket foretak. 

D.3 Et samtykke fra Kandidaten kan trekkes tilbake når som helst. Megleragenten avslutter da umiddelbart prosessen overfor det aktuelle foretaket og varsler foretaket skriftlig. 

D.4 Foretaket skal behandle alle mottatte kandidatopplysninger fortrolig, kun for vurdering i det aktuelle rekrutteringsoppdraget, og slette dem innen seks (6) måneder dersom Ansettelse ikke skjer. 

D.5 Megleragenten deler aldri informasjon om ett foretak med et annet foretak. 

AVVIK OG STANS I PROSESSEN

A.1 Ved vesentlige avvik fra avtalt prosess (manglende tilbakemeldinger, fristbrudd eller andre brudd på forpliktelser) skal den berørte Part varsle motparten skriftlig uten ugrunnet opphold. 

A.2 Partene skal forsøke å rette opp avviket innen fem (5) virkedager etter varsling. 

A.3 Rettes avviket ikke og situasjonen undergraver oppdragets formål, kan Megleragenten stanse arbeidet med oppdraget. Stansen fritar ikke Foretaket fra honorarplikten for Kandidater allerede presentert som senere ansettes innenfor beskyttelsesperioden, jf. Formidlingsavtalens punkt 4.5.